Организации финансового планирования малого и среднего бизнеса

Мансуров Руслан Евгеньевич,

кандидат экономических наук,

Директор Зеленодольского филиала Института экономики, управления и права (г.Казань)

Организация финансового управления является одним из основных вопросов, которые необходимо решить предприятиям малого и среднего бизнеса. Вместе с тем как раз данная задача и вызывают наибольшую часть вопросов, а отечественных предприятий, на которых грамотно построена система финансового управления остается еще достаточно мало.

Данная статья посвящена изложению конкурентных практических рекомендаций по постановке такой системы на предприятиях малого и среднего бизнеса.

Итак, начнем с самого главного:

1. Формирование Графика платежей (или ГП)

Цель ясна: необходимо управлять своими финансовыми потоками и эффективностью бизнеса. Для того чтобы управлять, необходимо сначала измерить, определиться, где мы сейчас, куда пойдем дальше и какие для этого необходимы ресурсы.

Начать предлагаю не с того, с чего рекомендуют учебники – с составления бюджета доходов и расходов, а с более актуального сейчас для Вас: темы – формирование графика платежей. Иными словами, с конца системы финансового планирования. В зависимости от критичности сложившейся с платежами ситуации данный график может формироваться с подневной, понедельной, подекадной, помесячной и т.д. детализацией. Советуем на начальном этапе при любой сложности ситуации отслеживать свои платежи каждый день, а планировать понедельно. Это необходимо, во-первых, для того, чтобы проникнуться данной системой, а во-вторых, разобраться в своих платежах.

В идеальном варианте основанием для формирования расходной части графика платежей являются прогнозы понесенных затрат на основании заключенных договоров, а доходной – прогноз поступления денежных средств, также основанный на заключенных договорах. Выглядеть график платежей может, например, так, как приведено в таблице 1.

Рассмотрим, что нам даст создание этого документа, а потом уже остановимся на основных особенностях его формирования. Итак, для того чтобы понять, зачем Вам надо тратить свое рабочее время, а также рабочее время подчиненных на создание этой бумаги посмотрим в конец данной таблицы.

Таблица 1

График платежей магазина детских игрушек «Слонопотам» на январь 2011г. (в тыс.руб.)

Смотрим строку «чистый приток / отток денежных средств» и видим, что по итогам работы за месяц (январь 2011г.) у нас прогнозируется отток денежных средств в размере 69 тыс.руб. Иными словами, на начало месяца у нас в наличие было 100 тыс.руб. (выделено красным цветом), а на конец периода прогнозируется, что останется только 31 тыс.руб. В данной ситуации в целом нет ничего страшного, и если вас устраивает снижение суммы свободных денежных средств, то можно все оставить, как есть. Но есть другой момент, который оставить без корректировки уже никак нельзя. Смотрите, в первую неделю месяца у Вас не будет наличных денежных средств на оплату своих обязательств. Данный дефицит будет составлять 559 тыс.руб. (выделенные красным 659 тыс.руб. за вычетом имеющихся на начало периода 100 тыс.руб.). Вот с этим смириться уже нельзя. Необходимо принимать какие-то управленческие решения сейчас на уровне прогноза, просто потом будет поздно! Есть несколько вариантов разрешение данной ситуации:

1) Самый простой (и к сожалению не всегда самый лучший) – увеличить поступления денежных средств в 1-ую неделю месяца. Почему не самый лучший? Дело в том, что если вы планируете увеличить продажи и у вас действительно есть действенные механизмы, которые позволят это сделать, то этот вариант будет лучшим. В случае же, если вы как собственник вложите еще недостающую сумму, например, как уставной капитал или беспроцентный кредит, то это не будет хорошо. В данном случае необходимо, чтобы бизнес жил без вашей постоянной «подкормки». Если, конечно, он не на этапе бурного роста, когда необходимы инвестиции. Но опять же предпочтительны инвестиции в капитальные вложения, а не вложение денег в обеспечение текущей деятельности (т.е. в обеспечение выживаемости).

2) Снизить платежи в первую неделю месяца. Иными словами, перенести часть платежей с первой недели на вторую, третью и т.д. В данном случае это наиболее приемлемый выход. Ведь прогнозируемые итоги работы за месяц Вас устраивают. Тут правда есть одна сложность. Дело в том, что условия оплаты ряда услуг указаны в соответствующих договорах, и перенос оплаты будет необходимо согласовывать со своими контрагентами. В противном случае можно нарваться на штрафы, пени, неустойки со всеми вытекающими отсюда негативными последствиями.

Я убедил Вас в полезности данного документа? Тогда перейдем к основным принципам его формирования.

Во-первых, целесообразно формировать такой документ к началу каждого месяца. При этом он не имеет права быть один раз сформированным и оставаться таким до конца месяца, т.е. до того момента, когда уже будут проведены все фактические платежи. На самом деле это самая распространенная ошибка небольших предприятий, когда бумага-то формируется, но фактически дальше не работает. В идеальном случае График платежей должен пересматриваться при каждом изменении внешних или внутренних условий хозяйствований. Иными словами, оплатили, что-то не учтенное в графике, будьте добры скорректируйте его, а главное – найдите источники для покрытия сложившегося дефицита. Если на это времени совсем не хватает, то корректируйте и анализируйте его хотя бы раз в неделю, например, при окончании каждой недели. При этом у вас уже будут фактические платежи, проведенные в первую неделю, и реальная возможность спрогнозировать то, как вы будете жить оставшиеся недели месяца. Скажу сразу, если вы этого делать не будете, то лучше не тратьте и драгоценного времени на формирование Графика платежей. Потому, что работа эта достаточно трудоемкая, а в итоге бумага просто ляжет «мертвым» грузом на полку.

Во-вторых, старайтесь использовать как можно более достоверную информацию. При формировании прогноза платежей пользуйтесь условиями оплаты, указанными в договорах. Кроме того, фактически также старайтесь их соблюдать. Это Вам нужно, для того чтобы с одной стороны не платить раньше требуемого срока (с какой стати они должны пользоваться нашими денежными средствами раньше положенного, мы и сами в них нуждаемся), а с другой стороны, чтобы не нарваться на невыполнение договорных обязательств, что грозит всевозможными последствиями от разрыва отношений до штрафов и неустоек.

В-третьих, уделите особое внимание прогнозу продаж, а также его своевременной корректировке. Это наименее предсказуемая и наиболее важная статья.

В-четвертых, после того, как Вы сформировали График платежей, проведите его анализ. Например, применительно к нашему примеру, предлагается следующая его трансформация (см. таблицу 2)

И еще если есть время и возможности, можете формировать несколько вариантов прогноза Графика платежей: оптимистичный, наиболее реалистичный и пессимистичный.

Таблица 2

Скорректированный График платежей магазина детских игрушек «Слонопотам» на январь 2011г. (в тыс.руб.)

Стрелочками показано, как, например, можно решить вопрос с дефицитом денежных средств. В данном случае было предложено перенести платежи, связанные со строительством магазина на ул. Мира – 100 тыс.руб. и закупкой оборудования для магазина на ул.Гастелло – 100 тыс.руб., на более поздний период, на следующую неделю. Кроме того, выплата заработной платы и соответствующие налоги были распределены в течение месяца, подразумевая при этом, что сначала зарплату получит непосредственно торговый персонал (ведь он обеспечивает продажи), а потом обслуживающий, вспомогательный и управленческий персонал. В целом хочется сказать, что к вопросам заработной платы необходимо подходить очень аккуратно. Здесь есть возможность скорее навредить, чем исправить ситуацию. Поэтому к вопросу работы с персоналом в том или ином проявлении мы будем возвращаться достаточно часто.

А сейчас перейдем к следующему шагу построения действенной системы финансового управления. Это …

2. Формирование Бюджета движения денежных средств (или БДДС)

По сути данный документ является укрупнением Графика платежей. Если график платежей обычно составляется с понедельной разбивкой, то БДДС обычно формируется помесячно. Хотя бывают те или иные исключения Вам мы советуем делать так. Итак, смотрим таблицу 3.

Таблица 3

Бюджет движения денежных средств магазина детских игрушек «Слонопотам» на январь 2011г. (в тыс.руб.)

Не трудно догадаться, что столбец итого за январь должен совпадать со столбцом «Итого» таблицы 2. Однако, что же нам дает данный документ и зачем его необходимо формировать? Как видно в нем отражаются суммы авансов, постоплаты и оплаты в период возникновения затрат. Иными словами данных документ дает нам четкое представление о том, кто же нас авансирует и кого мы авансируем. Соответственно его анализ позволит нам принять решение об эффективности или о неэффективности такой работы с нашими контрагентами. Это позволит в будущем и в настоящем пересмотреть условия работы, в частности условия оплаты за поставленную нам и нами продукцию.

Данная таблица заполняется в основном на основании условий об оплате, указанных в договорах с контрагентами. Строка заработная плата заполнена нами из соображений выплаты аванса работникам в размере 30% от суммы в текущем месяце и полного расчета в следующем месяце, следующем за отчетным. Эта схема наиболее часто встречается на практике. Если у Вас не т, то необходимо документ скорректировать. Соответственно распределяется и сумма налогов: налога на доходы физических лиц и взносов на социальное страхование. К месту будет сказать, что размер взносов на социальное страхование сейчас составляет 34% от фонда оплаты труда (350 т.р. (выплаты заработной платы работникам) + 52 т.р. (оплата налога на доходы физических лиц) = 402 т.р. (фонд оплаты труда) * 0,34 (взносы на социальное страхование) = 137 т.р. (сумма оплаты взносов на социальное страхование)). Ставка налога на доходы физических лиц равна 13% от фонда оплаты труда (в нашем случае он составляет 402 т.р).

Тут вроде тоже все понятно. Поэтому переходим к следующему важному этапу…

2. Формирование Бюджета доходов и расходов (или БДР)

Назначение данного документа заключается в том, что он позволяет определить, насколько прибыльна или убыточна, будет наша деятельность в планируемом периоде. Итак, смотрим  таблицу 4.

Таблица 4

Вспомогательная форма для формирования БДР магазина детских игрушек «Слонопотам» на январь 2011г. (в тыс.руб.)

В БДР отражаются понесенные организацией затраты, подтвержденные актами выполненных работ, ведомостями о начислении заработной платы, амортизации, накладными на полученные материалы и т.д., а не оплата. В этом заключается одно из принципиальных отличий данного документа. Второе принципиальное отличие заключается в том, что в БДР показываются амортизационные начисления. Следующее принципиальное отличие заключается в том, что в БДР не отражаются затраты на капитальное строительство. Когда объект капитального строительства будет введен в эксплуатацию и оформлен соответствующий акт, начнется начисляться амортизация, тогда эти амортизационные отчисления будут показаны в БДР. До этого момента затраты на капитальное строительство никак в БДР не отражаются. Следующая особенность заключается в том, что в БДР оказываются суммы без НДС (в нашем случае ставка 18%), а в БДДС суммы отражены с учетом НДС.

И теперь самое основное внимательно смотрим на таблицу 4. Она представляет собой вспомогательную таблицу, которую мы показываем специально, для того чтобы тебе уважаемый читатель было проще разобраться. Еще раз подчеркнем: в БДДС отражаются платежи, т.е. то как движутся денежные средства на расчетном счете и в кассе, а в БДР отражаются затраты на хозяйственные операции, подтвержденные актами выполненных работ, накладными на материалы и т.д. Т.е оплата и понесенные затраты (когда фактически использовался ресурс) часто по времени не совпадают! Соответственно в БДР января 2011 г. по нашему магазину будут показаны суммы затрат:

-  авансированных за 60 дней в ноябре,

-  авансированных за 30 дней в декабре,

-  затраты оплата по которым проводится в текущем периоде,

-  а также те ресурсы оплата, за которые будет произведена нами в следующем месяце (при этом пользуемся ими мы сейчас).

Следует также обратить внимание, что НДС облагаются далеко не все затраты. Например, не облагаются налоги, заработная плата и т.д.

Таким образом, наш БДР за январь будет выглядеть, так как показано в таблице 5. Не трудно увидеть, что это результирующий, итоговый столбец 8 таблицы 4.

Таблица 5

БДР магазина детских игрушек «Слонопотам» на январь 2011г.

Поясним, что операционная прибыль определяется как разница между выручкой и затратами.

Чистая прибыль определяется как разница операционной прибыли, процентов по кредиту и налога на прибыль.

Тут внимательный читатель спросит: «В БДДС (таблица 3) у нас показана оплата налога на прибыль в сумме 30 тыс.руб., а в только что сформированном БДР прибыли нет, а соответственно и нет налога на прибыль. Нет ли тут ошибки?» Ошибки нет! В текущем периоде (январе) у нас действительно убыток, соответственно и нет налога на прибыль, а в БДДС (таблица 3) показана оплата налога, который был начислен с а полученной в декабре прибыли (посмотрите внимательнее сумма стоит в столбце «Постоплата в течении 30 дней»).

Теперь проанализируем, то, что получили и подведем итог. Нами специально был выбран такой, к сожалению, характерный пример для отечественного среднего и мелкого бизнеса, когда у нас есть наличные деньги, но нет прибыли! Иными словами да у нас есть, чем расплачиваться с поставщиками и работниками, но наша деятельность в целом экономически не эффективна! И долго так наш бизнес не проживет!

Ничем не лучше и другая возможная ситуация, когда у нас при формировании БДР получается прибыль (иногда очень хорошая), а в БДДС получается дефицит денежных средств (нам просто нечем расплачиваться с контрагентами и работниками). Эта ситуация также характеризуется, как негативная и так тоже долго организация не проживет!

Поэтому исключительно важно планировать оба этих документа и отслеживать, таким образом, и экономическую эффективность бизнеса и движение денежных средств. Да процесс этот порой бывает весьма трудоемким, однако без него вы не можете осуществлять экономическое управление и быть уверенными в завтрашнем дне.